Integração Word Online - Configurar e mesclar modelos de documentos com variáveis

Vídeo explicativo → Criando documento.webm

O SAJ ADV - Software Jurídico permite configurar modelos de documentos com variáveis que correspondem às informações cadastradas no sistema. 

Ao cadastrar um modelo de documento e realizar a mesclagem desse modelo com Atendimentos, Pessoas ou Processos, as variáveis existentes no texto serão substituídas automaticamente por informações reais do cadastro. Com essa funcionalidade, você cria os seus modelos. 


1. Visualizar os modelos de documentos cadastrados

Para visualizar os modelos de documentos, é necessário acessar o módulo Documentos > Modelos de documentos. 


Nesta tela, é possível pesquisar por modelos cadastrados ou acessar o formulário para cadastrar um novo modelo de documento.

Para pesquisar, digite no campo de busca da funcionalidade a descrição, nome, tipo ou extensão do modelo a ser localizado. Feito isso, clique em Buscar.


Após a busca, serão exibidos os modelos de documentos encontrados de acordo com os parâmetros informados. Os dados apresentados são: tipo e tamanho do arquivo, nome, data de registro, situação e o usuário que cadastrou o modelo. Ao lado direito, há botões que permitem realizar as ações descritas abaixo.

  • Botão de Editar: possibilita a alteração/atualização das informações do modelo de documento;
  • Botão de Excluir: exclui definitivamente o modelo de documento desejado;
  • Botão de Download: realiza o download do arquivo;
  • Botão de Visualizar: visualiza as informações do modelo de documento.
  • Botão de Editar arquivo: possibilita editar o conteúdo do modelo de documento. A edição do texto é realizada no Office 365.


2. Cadastrar e configurar modelos de documentos com variáveis

Para cadastrar um novo modelo de documento, basta clicar no símbolo + ou no botão novo, apresentado no canto superior direito da tela.



Para inserir um modelo de documento, preencha os campos do formulário.

  • No campo Nome do modelo, informe o nome desejado para o modelo de documento;
  • No campo Modelo documento, selecione o módulo onde o modelo será disponibilizado para uso e de onde serão extraídas as informações para preenchimento automático das variáveis;
  • No campo Tipo de arquivo, selecione um tipo para classificação do arquivo;
  • No campo Descrição, preencha com informações importantes que correspondem ao modelo.

Após concluir o preenchimento dos campos, confira as informações e acione o botão Salvar.



Ao salvar as informações do formulário do modelo de documento, o software direcionará para o Office 365 para edição do conteúdo.

Se for o primeiro acesso, será necessário incluir suas credenciais para acessar a aplicação.



Feito isso, o editor de texto Word Online será exibido, podendo ser iniciada a configuração do modelo de documento.



No primeiro uso do recurso, para incluir variáveis no modelo de documento é necessária a configuração do suplemento Addin-SAJ-ADV para exibição da lista de variáveis. Para realizar essa configuração, clique na aba Inserir e selecione a opção Suplementos do Office.



Agora, pesquise pelo suplemento "Addin-SAJ-ADV" ou simplesmente "saj adv" na loja Office Store da Microsoft.




Caso o seu Office esteja em inglês, é preciso acessar o endereço https://appsource.microsoft.com/en-us/product/office/WA104382038 para poder inserir a aplicação.



Feito isso, a lista de variáveis correspondente ao módulo selecionado, será exibida no lado direito, conforme destacado na imagem abaixo.


Caso o menu lateral não apareça, basta clicar em Referência e selecionar SAJ-ADV Modelo Documento.

Nessa tela, será possível Acessar ou Sair do SAJ ADV.



O software também permitirá pesquisar por determinadas variáveis. Para pesquisar, basta inserir o texto desejado.



As variáveis serão apresentadas agrupadas de acordo com o tipo de informação. Por exemplo, as variáveis que correspondem aos dados básicos do processo, estão agrupadas em Dados básicos. Já as variáveis relacionadas aos dados dos envolvidos, estão agrupadas em Envolvidos > Envolvido ativo principalDocumentosE-mails e assim por diante.



Para inserir as varáveis no texto do modelo de documento, posicione o cursor do mouse no local do texto e clique na variável desejada.



As variáveis poderão ser customizadas com os recursos disponíveis no editor de texto, como por exemplo o negritoitálico ou sublinhado

Todas as informações inseridas serão salvas automaticamente, sem a necessidade em salvar manualmente o modelo de documento.

Ao finalizar a configuração do modelo de documento, a aba atual do Office Online poderá ser fechada e o você poderá retornar para o software SAJ ADV.

Ao retornar para o SAJ ADV, o novo modelo de documento estará disponível na lista de modelos cadastrados, conforme exemplificado na imagem abaixo:


3. Mesclar modelos de documentos com cadastros de Atendimentos, Pessoas ou Processos

Para mesclar modelos de documentos com AtendimentosPessoas ou Processos, é necessário acessar o módulo onde o modelo foi configurado, para que as informações sejam extraídas automaticamente e as variáveis sejam substituídas sem a necessidade de preenchê-las manualmente. O exemplo adotado é o módulo de Processos.



Clicar no processo desejado.



Rolar as informações do processo até a aba de Arquivos e clicar em adicionar.


Após, clique em criar arquivo. 


Para criar um documento, preencha os campos do formulário.

  • No campo Opções, escolha entre Escolher modelo;
  • Após selecionar a opção Escolher modelo, escolha o modelo de documento desejado no campo Modelos disponíveis;
  • No campo Nome do arquivo, informe um nome para o documento;
  • Ao selecionar a opção ocultar na área de cliente, o documento não ficará disponível para o cliente visualizar.

Após concluir o preenchimento dos campos, confira as informações e acione o botão Salvar.



Após criar o documento para o processo, o software realizará a mesclagem do modelo de documento escolhido com as informações do cadastro e após a mesclagem ser concluída, você será notificado.



Durante a mesclagem, você poderá utilizar o software normalmente, pois após concluir o processamento do documento, uma notificação será enviada contendo essa informação.


Existem 3 formas de visualizar o documento mesclado com as informações cadastradas:

1- Se você optar por aguardar o fim da mesclagem na tela de arquivos do processo, ao concluir, o software SAJ ADV direcionará automaticamente para o Office 365 e exibirá o documento com as informações preenchidas.

2- Se você optar por realizar outras ações no software, ao receber e clicar na notificação, o SAJ ADV direcionará automaticamente para o Office 365 e exibirá o documento com as informações preenchidas.

3- Você também poderá visualizar e editar o documento a qualquer momento, basta acessar a funcionalidade de Processos > editar processo > aba de Arquivos > fazer o Download, Visualizar ou Editar arquivo.



Pronto! Seu primeiro modelo de documento foi configurado e agora você poderá configurar todos os seus documentos com mais facilidade, utilizando o SAJ ADV - Software Jurídico.