Usuários, Perfis e Permissões - Dúvidas sobre Perfis e Permissões

A seção de perfis e permissões sempre gerou muitos dúvidas aos usuários. Desse modo, compilamos as principais dúvidas para você, que tem intenção de limitar o uso de determinados grupos ou responsáveis, bem como entender que as permissões do sistema possuem uma árvore extensa de possibilidades. Vamos, então, entender um pouco mais sobre essa sessão?

1) Posso separar dados e informações por Unidade Organizacional?

2) Posso limitar e separar a visualização dos usuários de acordo com as Unidades Organizacionais?

3) Qual a permissão necessária para o usuário visualizar as Intimações no painel de controle?

4) Como funcionam as permissões das tarefas?

5) Posso limitar a visualização do módulo pessoas por usuários ou grupos de trabalho das pessoas cadastradas?

6) Posso limitar a visualização de receitas e despesas por usuários ou grupos de trabalho?

1) Posso separar dados e informações por Unidade Organizacional?

Esse questionamento é bem comum. Então, vamos à explicação. Sim, você pode organizar seus processos, atendimentos e lançamentos financeiros por Unidades Organizacionais, assim, será possível visualizar, na busca avançada dos módulos, pela unidade selecionada.

Módulo processos:

Open

Open

Módulo atividades:

Módulo atendimentos:

Módulo financeiro:

Após filtrar pela unidade desejada, o sistema retornará os processos, atendimentos e lançamentos financeiros da respectiva Unidade.

Perfeito! Agora você sabe como filtrar por unidades organizacionais e organizar seu escritório! Fácil, não é?

2) Posso limitar e separar a visualização dos usuários de acordo com as Unidades Organizacionais?

Não. A separação e limitação de acesso sempre se dá por grupos de trabalho. Pense que o caminho correto para realizar limitações e divisões por grupos se dá com o seguinte passo a passo:

a) Definir as permissões do perfil de cada usuário do grupo.

Aqui é extremamente importante não marcar as permissões: “acessar todos os processos”, acessar todos os atendimentos” e acessar todas as tarefas”, isso porque são elas que vão definir quais processos, atendimentos e tarefas (atividades) os usuários vinculados a esse perfil, terão acesso. Se você não marcar, isso quer dizer que esse perfil terá acesso somente ao que ele estiver envolvido ou for responsável.

Conforme você for descendo as permissões, você vai entender que há muitas permissões vinculadas a cada funcionalidade. O sistema exibe, basicamente, quatro permissões vinculadas a cada funcionalidade: “inserir”, “alterar”, “excluir” e “visualizar”, ou seja, um determinado perfil pode só visualizar, mas não pode inserir, alterar ou excluir. Outro perfil pode inserir e alterar, mas não pode excluir. Importante você entender que você é quem define cada permissão, de cada funcionalidade.

Certo, mas o que quer dizer cada ação?

Inserir - pode cadastrar novas informações: processos, pessoas, tarefas, atendimentos e assim por diante, de acordo com a funcionalidade em que você está;

Alterar - pode editar informações de processos, tarefas, atendimentos, pessoas e demais funcionalidades que tenham essa permissão vinculada.

Excluir - poder excluir dados do sistema.

Visualizar - pode somente visualizar informações.

Aqui, uma breve demonstrações da árvore de permissões:

Perfeito, agora que você definiu as permissões, o próximo passo para limitar ou separar visualização por áreas ou grupos, é vincular os perfis aos usuários e grupos.

b) Vincular os perfis aos usuários e grupo de trabalho

Após você definir as permissões, vincule a permissão aos respectivos usuários e insira os usuários ao grupo de trabalho, de acordo com a divisão interna, conforme vídeo abaixo:

Após vinculado o perfil ao usuário, agora você precisa vincular os grupos aos processos, atendimentos e tarefas.

c) Vincular o grupo de trabalho aos processos/tarefas ou atendimentos

Nos processos, sempre será no cadastro avançado:

Nos atendimentos, no cadastro básico você já pode informar o grupo de trabalho:

E nas tarefas, também no cadastro básico:

Pronto! Após definir permissões e criar os grupos de trabalho, será possível dividir as equipes, informando nos processos, atendimentos e tarefas, o respectivo grupo responsável. Desse modo, somente o grupo de trabalho informado terá acesso às informações.

3) Qual a permissão necessária para o usuário visualizar as Intimações no painel de controle?

No indicador, listagem e detalhamento das intimações do painel de controle do escritório, se o usuário for administrador, o sistema deve contabilizar e apresentar todas as intimações pendentes do escritório. Porém, se não for administrador, o sistema deve contabilizar e apresentar somente as intimações que o usuário logado é o usuário vinculado (responsável da captura) ou está envolvido em um grupo de trabalho definido na captura.

Ou seja, para que visualize as intimações no painel de controle, caso meu perfil não seja de administrador, preciso ser o responsável da captura dessa intimação, conforme mostra o vídeo a seguir:

4) Como funcionam as permissões das tarefas?

Se você rolar a seção de permissões completa, verá que a funcionalidade de tarefas aparecerá em vários módulos: processos, intimações, atendimentos e receitas e despesas. E as permissões das tarefas, diferente das demais, são um pouco mais específicas, conforme tela abaixo:

Prorrogar: o usuário tem a possibilidade de alterar data prevista e data fatal da tarefa

Alterar tipo: o usuário tem a permissão para alterar o tipo de tarefa

Alterar descrição: alterar a descrição da tarefa

Abaixo, um exemplo de um perfil sem as permissões acima mencionadas. Todos os campos “em cinza! não são passíveis de alteração.

5) Posso limitar a visualização do módulo pessoas por usuários ou grupos de trabalho das pessoas cadastradas?

Não, a listagem de pessoas está visível para todos os usuários, isso porque, no cadastro de pessoas não há possibilidade de definir responsável ou grupo de trabalho.

Desse modo, se o usuário tem a permissão de visualizar o módulo “Pessoas” ele terá acesso a toda a listagem de pessoas cadastradas, ou não terá acesso ao módulo, como no exemplo abaixo:

6) Posso limitar a visualização de receitas e despesas por usuários ou grupos de trabalho?

Não. Aqui seguimos a mesma lógica do módulo pessoas, porque, nos lançamentos de receitas e despesas não há possibilidade de informar responsável ou grupo de trabalho.

Agora, se você marcar a opção de visualizar o módulo de receitas e despesas, os usuários poderão ver os lançamentos, mas não poderão realizar alterações, como no exemplo abaixo:

Perfeito! Agora você entendeu um pouco mais sobre a sessão de Perfis e Permissões, e pode organizar melhor a divisão do escritório.